Este Curso tem como objectivo proporcionar aos participantes, sistemas, métodos, tecnicas e orientações que permitam o levantamento, a analise e a estruturação ou a reestruturação dos seus sistemas de tratamento de dados e a criação e gestão de arquivos funcionais.
No final deste Curso os participantes saberão:
- Identificar as principais funções, tarefas e actividades dos diferentes tipos de secretariado;
- Escolher os principais tipos e formas de tornar a informação útil e acessível
- Rentabilizar e tornar eficaz a função secretariado e de assessoria de direcção
- Criar sistemas de tratamento de informação eficazes e efecientes.
todos os profissionais que exerçam funções na área de secretariado e que tenham responsabilidades ao nível da gestão de arquivos, nomeadamente, Assessores de Direcção e de Gestão; Assistentes de Direcção e Secretariados de Chefias de Topo, Intermédias e Directas.
Presencial, Expositiva, Demonstrativa, Interrogativa e Activa
18 Horas
1| A FUNÇÃO SECRETARIADO
• Análise da especificidade das funções
• Níveis e tipos de secretariado – particulares
• Actividades e tarefas
• Competências requeridas
2| SISTEMAS DE TRATAMENTO DE INFORMAÇÃO A GERIR
• O arquivo geral e suas relações com os arquivos sectoriais
• Os dossiers temáticos e as pastas de apoio às reuniões
• O plano de actividades – seu acompanhamento
• Correspondência e documentos de informação – exº. Faxes, emails, etc...
• Documentos internos de decisão, informação ou comunicação
• Documentos originados pelas reuniões – actas, comunicados, etc...
3| PREPARAÇÃO E ESCOLHA DOS DADOS A TRATAR DE FORMA SISTEMÁTICA
• A escolha dos dados
• A organização e o tratamento dos dados
4| O SISTEMA DE TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO
• Análise dos sistemas existentes
• Os sistemas de apoio ao executivo e ao secretariado
• Manutenção ou reestruturação da informação
• Relatórios e outputs a sistematizar
5| EXERCÍCIOS PRÁTICOS