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Criação, gestão e pratica de arquivos - Especial Secretariado

Objectivos Gerais: 

Este Curso tem como objectivo proporcionar aos participantes, sistemas, métodos, tecnicas e orientações que permitam o levantamento, a analise e a estruturação ou a reestruturação dos seus sistemas de tratamento de dados e a criação e gestão de arquivos funcionais. 

Objectivos Específicos: 

No final deste Curso os participantes saberão:
- Identificar as principais funções, tarefas e actividades dos diferentes tipos de secretariado;
- Escolher os principais tipos e formas de tornar a informação útil e acessível
- Rentabilizar e tornar eficaz a função secretariado e de assessoria de direcção
- Criar sistemas de tratamento de informação eficazes e efecientes.

Dirigido a: 

todos os profissionais que exerçam funções na área de secretariado e que tenham responsabilidades ao nível da gestão de arquivos, nomeadamente, Assessores de Direcção e de Gestão; Assistentes de Direcção e Secretariados de Chefias de Topo, Intermédias e Directas.

Metodologia: 

Presencial, Expositiva, Demonstrativa, Interrogativa e Activa

Duração: 

18 Horas

Conteudo: 

1| A FUNÇÃO SECRETARIADO
• Análise da especificidade das funções
• Níveis e tipos de secretariado – particulares
• Actividades e tarefas
•  Competências requeridas

2| SISTEMAS DE TRATAMENTO DE INFORMAÇÃO A GERIR
•  O arquivo geral e suas relações com os arquivos sectoriais
•  Os dossiers temáticos e as pastas de apoio às reuniões
•  O plano de actividades – seu acompanhamento
•  Correspondência e documentos de informação – exº. Faxes, emails, etc...
• Documentos internos de decisão, informação ou comunicação
•  Documentos originados pelas reuniões – actas, comunicados, etc...

3| PREPARAÇÃO E ESCOLHA DOS DADOS A TRATAR DE FORMA SISTEMÁTICA
•   A escolha dos dados
• A organização e o tratamento dos dados

4| O SISTEMA DE TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO
•   Análise dos sistemas existentes
• Os sistemas de apoio ao executivo e ao secretariado
•   Manutenção ou reestruturação da informação
•   Relatórios e outputs a sistematizar

5| EXERCÍCIOS PRÁTICOS