Este Curso tem como objectivo dotar os participantes dos conhecimentos que lhes permitam dominar processos, métodos e técnicas de organização, gestão e arquivo de informação de forma a tornar-se um gestor ou um técnico mais eficiente.
No final do Curso o participante terá conhecimentos para:
- Identificar as causas da desorganização da informação e dos respectivos arquivos
- Dominar métodos e técnicas de organização da informação
- Controlar o sistema e os processos estruturais
- Aceder à informação com eficácia e eficiência
- Dominar modelos de organização documental
- Flexibilizar o tratamento da informação de acordo com as suas necessidades do momento.
Este Curso destina-se a todos os profissionais envolvidos nos processos de Informatização do Arquivo, nomeadamente:
- Quadros Dirigentes e Assessores de Direcção
- Assistentes de Direcção
- Técnicos e Quadros Superiores
- Chefias de Equipas e de Projecto.
Presencial, Expositiva, Demonstrativa, Interrogativa e Activa.
18 Horas.
1 – ENQUADRAMENTO NOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E DOS “ARQUIVOS”
· Na envolvente individual
· Na envolvente interpessoal
· Na envolvente organizacional
· Na envolvente macroeconómico-social
2 – INTERFERÊNCIAS E DIFERENÇAS INDIVIDUAIS NA GESTÃO DA INFORMAÇÃO
· As diferenças: de origem pessoal, de origem grupal e de origem organizacionais
· As escolhas pessoais
· As necessidades dos clientes do sistema
- Dos clientes internos
- Dos clientes externos
3 – TÉCNICAS DE ORGANIZAÇÃO DO SISTEMA DE TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO / ARQUIVO
· As opções pelos títulos
- Locais
- Alargadas
· Agrupamentos temáticos
· Organização do plano principal
· Escolha dos suportes
· Classificação temática dos documentos
· Codificação dos documentos
· Escolha dos sistemas
· Documentos de informação / comunicação
4 – MODELOS DE ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL – A COMPONENTE TECNOLÓGICA
· A Gestão Electrónica Documental (EDM)
- Princípios gerais de funcionamento
- As vantagens competitivas
· A troca electrónica de informação (EDI)
- Em que consiste?
- Benefícios estratégicos e operacionais
· A gestão dos fluxos de trabalho (WFM)
- Noções elementares
- A importância da utilização de workflows nos processos funcionais das organizações; controlo e eficácia
· A gestão do conhecimento
- O conceito de learning organization; introdução de melhorias estratégicas com base na informação recolhida
- Noções de aprendizagem em equipa, pensamento sistémico e visão partilhada
· Ferramentas de pesquisa on-line
- Identificação de algumas ferramentas e de métodos de pesquisa e como utilizá-los correctamente
5 – O TRATAMENTO AUTOMÁTICO DA SUA INFORMAÇÃO – APLICAÇÕES PRÁTICAS
· Elaboração de um Plano de Arquivo
· Classificação, referenciação e codificação geral de documentos
· Preenchimento de alguns documentos com base nos conceitos aprendidos (Actas, Agendas Diárias, Documentos de Registo de Reuniões-Assuntos, Documentos de Informação-Comunicação, Planning de Actividades, etc.)
· Salvaguarda electrónica dos documentos concebidos
· Pesquisa rápida de documentos
· Exercícios de pesquisa de informação on-line
6 – SER EFICIENTE – ENCONTRAR A INFORMAÇÃO EM …30 SEGUNDOS
· Vamos analisar os seus casos
· A eficiência do sistema e a pesquisa on-line