Organização do trabalho e Gestão do tempo - Especial Profissionais Administrativos

Objectivos Gerais: 

Este curso tem como objectivo desenvolver a capacidade de organização do trabalho e de gestão do tempo em função das suas actividades e prioridades pré-estabelecidas.

Objectivos Específicos: 

No final deste Curso os participantes saberão:
• Identificar características para gestão do tempo
• Gerir as interrupções
• Melhorar a utilização do telefone
• Distinguir tarefas urgentes e importantes
• Organizar e utilizar sistemas de gestão e acompanhamento do tempo
• Privilegiar as tarefas essenciais da sua função
• Gerir as prioridades
• Aplicar os princípios de organização
• Afirmar-se na gestão do seu tempo

Dirigido a: 

Este Curso destina-se a todos os profissionais que exercem funções administrativas e que necessitam reforçar as suas competências no domínio da gestão do tempo e da organização do trabalho, nomeadamente Secretárias e Assistentes com muita autonomia na organização das suas tarefas e desejando dominar melhor estes aspectos da sua função.

Metodologia: 

Presencial, Expositiva, Demonstrativa, Interrogativa e Activa

Duração: 

3 Dias / 18 Horas

Conteudo: 

1. CONHECER OS PRINCÍPIOS DE UMA BOA ORGANIZAÇÃO
• Antecipar
• Planificar
• Controlar

2.  IDENTIFICAR CARACTERÍSTICAS PESSOAIS QUE INTERFIRAM NA ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO E NA GESTÃO DO TEMPO
• Características pessoais
- Conhecimentos
- Competências
- Aptidões
- Capacidades
- Motivações

3. A ORGANIZAÇÃO DA NOSSA FUNÇÃO NA ESTRUTURA
• A localização do posto de trabalho e sua relação com os restantes
• A organização do posto de trabalho
• • A relação com a envolvente

4. ANALISAR A MANEIRA COMO OCUPA O SEU TEMPO
• Utilizar os diferentes tipos de levantamento de actividade
• Adoptar o método do 'questionamento' sistemático.

5. UTILIZAR OS INSTRUMENTOS EFICAZES PARA GERIR O SEU TRABALHO

• A agenda
• Os diferentes tipos de fichas individuais de trabalho
• Os plannings de trabalho

6.  ORGANIZAR-SE COM O GRUPO DE TRABALHO

• Optimizar os seus investimentos informáticos: a agenda e o correio
• Facilitar o acesso à informação
• Fixar as regras de trabalho com os utilizadores

7.  APLICAR AS 10 LEIS DE GESTÃO DO TEMPO

8. O TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO RECEBIDA E EXPEDIDA
• Recepção / Produção de documentos
• •Classificação de documentos
• Distribuição de documentos
• Tratamento e arquivo

9. COMO LIDAR COM AS INTERRUPÇÕES
• Como evitar
• Como resolver as interrupções

10.  COMO GERIR O TELEFONE
• A preparação do contacto
• O desenvolvimento da situação
• O encerramento do telefonema

11. PLANEAMENTO E CONTROLO DO TEMPO
• Como planear o tempo para melhorar a eficiência pessoal e organizacional
- Planeamento anual
- Planeamento semanal
- Planeamento diário
• Como acompanhar e controlar os resultados

12. AS TAREFAS URGENTES E AS TAREFAS IMPORTANTES

• Como proceder no seu dia-a-dia
• Fazer a diferença entre o urgente e o importante
•  Prevenir a urgência.

13. QUADROS DE ACOMPANHAMENTO DE GESTÃO DO TEMPO E DO TRABALHO
• Instrumentos e sistemas a implementar

14. ADOPTAR O REFLEXO QUALIDADE E SABER INVESTIR TEMPO PARA GANHÁ-LO

• Referenciar a não-qualidade no trabalho
• Investigar as causas e encontrar soluções

15. REFERENCIAR OS OBSTÁCULOS PESSOAIS A UMA BOA ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

• Descobrir as 5 atitudes face à gestão do tempo
• Lidar com o stress e relaxar-se

16. COMUNICAR MELHOR, SABER DIZER NÃO

• Saber formular uma recusa de maneira convincente.
• A relação negociada: como encontrar compromissos satisfatórios para todos.