Organização de Arquivos - Técnicas & Práticas
Este Seminário tem como objectivo dotar os participantes de competências, conhecimentos e instrumentos que lhe permitam desenvolver, ou melhorar, a gestão do arquivo e dos seus documentos.
No final da formação, os participantes serão capazes de:
- Identificar os verdadeiros problemas dos arquivos da sua responsabilidade;
- Escolher de entre os diversos sistemas de classificação os mais adaptados às necessidades dos utentes;
- Elaborar ou participar na elaboração de um Plano de classificação e de um Manual de arquivo da informação;
- Conhecer os meios e acessórios de arquivo e inteirar-se da evolução dos mesmos, focando designadamente os contributos da micro-informática.
Todos os profissionais responsáveis por arquivos descentralizados, secretárias e funções administrativas.
Presencial, Expositiva, Demonstrativa, Interrogativa e Activa
18 Horas
1| INFORMAÇÃO - DIFUSÃO, CIRCULAÇÃO E ARQUIVO
2| SISTEMAS BÁSICOS
• Alfabético
• Numérico
• Sistemas derivados (decimal, centesimal, alfanumérico, alfa-decimal, codificações diversas, etc.)
• Domínios de aplicação
• As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
• Determinação do método de classificação adaptado às necessidades
3| A CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTO
• Plano dicionário (descritores)
• Plano ideológico hierarquizado
• Avaliação comparativa destes dois tipos de plano
• Parâmetros a ter em conta na escolha
4| CONHECER A TOPOGRAFIA E VIDA DA INFORMAÇÃO
• Os diversos níveis: activa, semi-activa e inactiva
• Coordenação e fluxos de documentos entre eles
• Gestão e controlo dos movimentos (empréstimos) e de circulação dos documentos
• Controlo dos custos e da eficácia: rácios significativos
• A revisão periódica dos arquivos: fluxos legais e prazos funcionais de conservação dos arquivos
5 | ESCOLHER OS MEIOS MATERIAIS
• A informação em suporte de papel: posições e material correspondente e os meios de sinalização
• Os novos suportes da informação: Microfilmes; Suportes magnéticos; O disco óptico numérico.
• Vigilância e sua Conservação
6 | ELABORAR FICHAS E FICHEIROS:
• Recorrer à informática para:
- Gerir a documentação do departamento
- Gestão de dossiers: elaborar e actualizar o plano de classificação
- Recorrer a pesquisas multi-critérios
• Gestão dos documentos
- Indexação pelos campos-chave
- Pesquisa
- Listagens
7| CONSTRUIR O MANUAL DE ARQUIVO DA INFORMAÇÃO
• Relevância do manual
• Os aspectos que deve incluir