Planeamento e Organização de Viagens Corporativas

Objectivos Gerais:

Este Curso pretende dotar os participantes de métodos, técnicas, instrumentos e práticas que melhorem o planeamento e a organização das viagens corporativas de que estão responsáveis.

Objectivos Específicos:

No final deste Curso os participantes saberão:
• Identificar as razões que conduzem à escolha da viagem
• Escolher os participantes
•Criar instrumentos de planeamento e controlo das actividades e tarefas a desenvolver em cada momento
•Planear, implementar e gerir um sistema de viagens corporativas.

Dirigido a:

Todos os profissionais envolvidos e com responsabilidades no planeamento e organização de viagens corporativas, nomeadamente, Gestores e Dirigentes, Assistentes de Gestão, Secretárias, etc.

Metodologia:

Presencial, Expositiva, Demonstrativa, Interrogativa e Activa

Duração:

12 Horas

Conteudo:

1| VIAGENS CORPORATIVAS
•A diferença entre viagem individual e viagem corporativa
•A razão da viagem e os objectivos a serem atingidos
•Análise do perfil do passageiro
• Estratégia e Percurso
•Resultados Esperados
• O impacto das viagens na actividade empresarial

2| IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA INTERNO DE VIAGENS CORPORATIVAS
•Definição da politica de viagens
•Normalização dos procedimentos internos
• Formulários de solicitação/reserva
• Workflow e níveis de aprovação
•  Controlo de Viagens e Formas de Contabilização

3| QUEM DEVE IR OU SER CONVIDADO
•   O processo de escolha
•   Critérios a ter em conta
•   Recursos Humanos a envolverem

4| ORÇAMENTO E GESTÃO DOS CUSTOS - COMO RACIONALIZAR OS GASTOS
• Controle de despesas através de reports
•  Indicadores de Gestão

5| A NEGOCIAÇÃO
• Como obter as melhores vantagens comerciais para a empresa
• Negociação com fornecedores

6| A GESTÃO DA VIAGEM
• A escolha da agência de viagens
• A escolha do tipo de transporte
•   A bagagem a preparar (Por Avião; Ligações; Voos Domésticos ou Internacionais)
•Por Automóvel (Alugueres, Escolhas e soluções, Tarifas, Motoristas, Recolha e entrega, Seguros)
• Outros tipos de transporte
• Aeroportos – Procedimentos para embarque/desembarque
•Aeronaves – tipos / lay-out / classes

7| AS AGÊNCIAS DE VIAGENS
• Tipos de contratos (Prestação de serviços / Management fee)
• Custos e tarifas de viagens aéreas
• Bilhetes não utilizados
•Cancelamentos e/ou reembolsos
• Tarifas Promocionais
• Desdobramentos

8| HOTÉIS E VEICULOS
• Localização
• Serviços internos
• Reservas
• Locação de veículos

9| ITINERÁRIOS
• Boas Práticas de Planeamento

10| PASSAPORTES

11| REUNIÕES E OUTRAS ACTIVIDADES
• Planeamento das Reuniões
•Organização das Reuniões
• Liderança das Reuniões

12| APRESENTAÇÕES EM CONGRESSOS, ENCONTROS OU OUTROS EVENTOS
• Preparação
• Organização

13| VACINAS E VISTOS

14| A NÃO ESQUECER
• Listagens de Verificação (Check Lists)
• Serviços de 24 horas, telefones emergência