1| COMPREENDER A FUNÇÃO DE SECRETARIADO – COMPONENTES  TÉCNICA E PSICOLÓGICA

1. Definir e situar o desempenho da Secretária a nível de missões, funções, tarefas, instrumentos de trabalho e competências
2. Desenvolver as noções de eficiência e produtividade global do trabalho
3. Conhecer os níveis e graus de responsabilidade em Secretariado, perspectivas de evolução no futuro

2| TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO

1. Organização do Dia de Trabalho
2. Factores de Motivação
3. Agrupamento de Tarefas e Áreas de Resultados-Chave
4. Controlo de Interrupções 
5. Utilização e Rentabilização da Agenda 
6. Aplicação das Regras “Carpe Diem”

3| ADOPTAR MÉTODOS DE ORGANIZAÇÃO EFICAZ EM SECRETARIADO

1. Identificar os problemas de organização do trabalho
2. Autodiagnosticar o seu TMR (Tarefas, Missões e Ritmo) de trabalho
3. Planificar o trabalho e distinguir as prioridades
4. Conhecer os instrumentos de organização e simplificação do próprio trabalho
5. Adquirir técnicas individuais de organização

4| REUNIR, TRATAR E TRANSMITIR A INFORMAÇÃO ORAL E ESCRITA

1. Ler e analisar um texto
2. Preparar e difundir a informação
3. Preparar a redacção
4. Adoptar os princípios básicos de uma escrita útil
5. A dimensão "marketing" na comunicação escrita e oral
6. Redigir para ser lido e compreendido

5| ORGANIZAR E GERIR O ARQUIVO COM EFICÁCIA

1. Definir os critérios de eficácia do arquivo
2. O documento de arquivo e suas conjunções múltiplas
3. Conhecer os circuitos documentais e o controlo das tarefas administrativas
4. Distinguir as vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
5. Determinar o método de classificação adaptado às necessidades
6. Tornar o arquivo acessível a todos: o plano de arquivo
7. As responsabilidades dos utentes do arquivo
8. Utilizar os meios materiais adequados
9. Controlar os movimentos dos documentos
10. Criar um ficheiro para resolver problemas de pesquisa
     

6| COLABORAR NA PREPARAÇÃO E SEGUIMENTO DE REUNIÕES E VIAGENS

1. As reuniões
2. Estabelecer o planning
3. Conhecer a ordem de trabalhos
4. Redigir e enviar as convocatórias.
5. Organizar os dossiês de trabalho.
6. Instalar o grupo.
7. Tomar apontamentos e elaborar actas.
8. As Viagens
9. Preparar e constituir o dossiê de trabalho.
10. Organizar a informação no regresso.

7|  TELEFONAR COM EFICÁCIA

1. Analisar o seu estilo de comunicação
2. Acolher e identificar o interlocutor, apresentar a empresa
3. Utilizar um vocabulário positivo e valorizante
4. Filtrar as chamadas. Anotar as mensagens
5. Avaliar a importância do telefone como instrumento de relações públicas
6. Lidar com situações delicadas e interlocutores difíceis

8|  SESSÃO DE PERGUNTAS & RESPOSTAS