Planeamento, Organização e Gestão de Reuniões

No contexto actual, caracterizado por tempos menos fáceis, devemos procurar o que nos pode distinguir verdadeiramente do outro e o que nos pode ajudar a resistir e a ultrapassar as vicissitudes e obstáculos que vamos encontrando pelo caminho.

A forma como abordamos a realidade do mercado, a eficácia e excelência no tratamento ao cliente e colaboradores motivados, podem ser a chave, o mapa do caminho para o sucesso.

É nesta perspectiva de melhoria constante que entra a formação como um factor essencial para o atingir das metas a que nos propomos.

O que se pretende com a formação é a valorização da imagem das empresas e dos seus colaboradores, tendo sempre em conta as competências psicossociais e as competências cognitivas e psicomotoras.

A formação em contexto laboral vai, de facto, permitir uma maior aproximação entre os trabalhadores e a sua realidade profissional.

Realmente, o que todas as formações têm em comum, é a busca do desenvolvimento das atitudes comunicacionais e efeitos comportamentais, assim como o desenvolvimento das capacidades, sejam elas, intelectuais ou manuais, dependendo do contexto.

As reuniões são para rentabilizar o tempo passado nelas, e não para perdê-lo.

É optimizando as tarefas e recursos de uma reunião que esta oferece os resultados pretendidos. Para isso, é preciso saber como planeá-la, mediá-la e finalizá-la, na perspectiva de maximizar todos os meios envolvidos.

Objectivos Gerais:

Este Curso tem como objectivo dotar os participantes dos conhecimentos, métodos, técnicas e ferramentas necessários ao planeamento, à organização e ao acompanhamento de reuniões e contribuir para que sejam produtivas.

Objectivos Específicos:

No final deste Curso os participantes serão capazes de:

· Decidir sobre se deve, ou não, realizar-se a reunião

· Calcular os custos da reunião

· Planear a reunião de forma eficaz

· Compreender o seu estilo de condução de reuniões

· Desenvolver as suas competências para liderar uma reunião.

· Usar as técnicas de comunicação em função do tipo de reunião.

. Desenvolver competências para preparar e liderar reuniões.

Dirigido a:

Este curso destina-se a todos os profissionais que no seu dia-a-dia planeiem e conduzam reuniões.

Metodologia:

Presencial, Expositiva, Demonstrativa, Interrogativa e Activa.

Duração:

12 Horas / 2 Dias.

Conteudo:

1 - REUNIÕES

· Porquê reunir e saber se deve, ou não, realizar-se a reunião

· Varios tipos de reuniões

· Como diminuir as barreiras à produtividade do grupo

· Compreender as vantagens e desvantagens da tomada de decisão em grupo

· As estratégias de comunicação adequadas a cada tipo de reunião

· Como toranar as reuniões “desafiantes”

2 – A GESTÃO DAS REUNIÕES

· O processo de Planeamento, Organização, Liderança, Acompanhamento e Controlo

· Benefícios de uma reunião bem gerida

· Sinergias a ter em conta

· Os verdadeiros custos de uma reunião

3 – A QUALIDADE NAS REUNIÕES REALIZADAS

· Tipos de reuniões

· Sua programação

· Preparação das reuniões

· Pontuais ou sistemáticas

· O que fazer entre as reuniões

· Avaliar, sistematicamente, a qualidade da reunião

4 – PLANEAMENTO E PREPARAÇÃO DAS REUNIÕES

· Definir o objectivo da reunião

· Preparar a agenda

· Preparar a sua intervenção

· Actividades a desenvolverem

· Estratégias para melhorar os resultados

5 – ORGANIZAÇÃO DAS REUNIÕES

· Quando vai ter lugar

· Onde se vai realizar

· Que serviços vão ser envolvidos

· Quem deve participar

· Que equipamentos vão necessitar

6 – LIDERAR OU MODERAR A REUNIÃO

· Sua condução – Boas Práticas

· Fazer convergir as várias intervenções para um objectivo

· Criar a ligação entre as intervenções e os intervenientes

· Potenciar intervenções mais sintéticas

· As tomadas de decisão – como são anunciadas?

· Orientações para construir consensos

· Como dominar um grupo competitivo

· Lidar com participantes difíceis

7- TOMAR A PALAVRA COM IMPACTO

· Estruturar as suas intervenções

· Ser preciso e conciso

8 – ACOMPANHAR E CONTROLAR A REUNIÃO

· Mecanismos de acompanhamento

· Actas – preparação efectiva, concepção e distribuição

· Sinergias e secretariado

· Apoios - Actividades de apoio à reunião

· Anotar o essencial

· Ficar disponível para escutar e intervir

· Redigir rápida e facilmente a acta

· Mobilizar a memória sem esforço

9 – SIMULAÇÕES PRÁTICAS